VACAYA est une nouvelle approche du voyage LGBT+, entièrement centrée sur nos invités communs et créant des expériences sur mesure mémorables construites autour de destinations incroyables, de divertissements stellaires, d’une hospitalité de classe mondiale et d’un plaisir sans fin ! Les vacances en bateau et en complexe complet de VACAYA sont conçues pour l’ensemble de la communauté LGBTQIAPK, afin que les membres de la communauté aient la liberté d’exprimer leur individualité, d’établir des liens personnels, de célébrer la vie, de faire le plein ou simplement de se détendre… ensemble.
VACAYA est le plus récent acteur dans le paysage des voyages LGBT + à part entière, offrant à nos collègues agents de voyages une véritable collaboration – une collaboration fondée sur une communication claire et opportune ; un respect infini pour vos contributions à notre succès mutuel ; et des commissions standard robustes et des récompenses bonus.
Avec le système de gestion des réservations en ligne de pointe de VACAYA, gagner des commissions n’a jamais été aussi facile. Les réservations via notre portail réservé aux agents prennent moins de 5 minutes du début à la fin et peuvent littéralement être effectuées de n’importe où dans le monde 24x7x365. De plus, toutes les signatures des conditions générales et les autorisations de carte de crédit sont traitées électroniquement pendant le processus de réservation.
RÉSERVEZ VOS CLIENTS AVEC VACAYA
Après votre inscription à VACAYA, nous créerons votre profil dans notre système de gestion des réservations (RMS) dans les 72 heures. Une fois que vous aurez un accès complet à notre RMS, vous aurez besoin des informations suivantes pour chacun de vos clients afin de finaliser leur réservation :
NOMBRE DE PERSONNES DANS LE GROUPE
TYPE DE CHAMBRE PRÉFÉRÉ
PRÉFÉRENCE DE LIT
NOM LÉGAL COMPLET
ADRESSE EMAIL (chaque client doit avoir une adresse e-mail unique dans notre système)
NUMÉRO DE TÉLÉPHONE
ADRESSE POSTALE
GENRE
DATE DE NAISSANCE
CITOYENNETÉ
TYPE DE CARTE DE CRÉDIT
NUMÉRO DE CARTE DE CRÉDIT
DATE D’EXPIRATION DE LA CARTE DE CRÉDIT
CVV DE LA CARTE DE CRÉDIT
NOM SUR LA CARTE
ADRESSE DE FACTURATION (si différente de l’adresse postale)
PRÉFÉRENCE DU PLAN DE PAIEMENT (paiement intégral, facturation mensuelle ou dépôt maintenant, paiement plus tard)
RÉPARTITION DU PAIEMENT (cette réservation est-elle payée par une seule personne ou répartie équitablement entre les colocataires sur plusieurs cartes de crédit ?)
Remarque : à la fin de chaque réservation, vous acceptez les conditions générales de VACAYA et autorisez tous les paiements par carte de crédit au nom de vos clients. Vos clients peuvent accéder à nos conditions générales ici : https://archive.myvacaya.com/guest-resources/guest-terms-conditions/ .
En tant qu’agent de votre client, nous attendons de vous que vous soyez en mesure de répondre à toutes les questions que vos clients pourraient avoir sur l’expérience VACAYA. En outre, nous vous demanderons votre aide pour obtenir des informations de carte de crédit valides pour tout paiement d’étape automatique de votre client qui échoue. Nos planificateurs de vacances vous contacteront peu de temps après le traitement des paiements d’étape pour obtenir de l’aide en cas de paiement refusé.
Nous acceptons les modes de paiement suivants pour nos vacances :
- Cartes de crédit (Visa, MasterCard, Discover, Diner’s Club et AMEX)
STRUCTURE DES COMMISSIONS
Aux fins du calcul des commissions, chaque programme VACAYA est un événement autonome. Chez VACAYA, nous croyons en une transparence totale du début à la fin ; nos agents partenaires peuvent facilement suivre leurs ventes pour chaque voyage pour savoir exactement où ils en sont tout au long du processus. Les commissions sont calculées en fonction du nombre total de chambres vendues pour cet événement de vacances particulier, plus un total de ventes minimum admissible. Une fois les deux conditions remplies, les agents passent au niveau de commission suivant. Les commissions sont payées dans les 60 jours suivant chaque événement.
CROISIÈRES VACAYA EN GRANDS NAVIRES (avec 701 invités ou plus)
| Level | Rooms Sold | Qualifying Minimum Sales | Commission Earned |
|---|---|---|---|
| 1 | 0.5 – 15 | $1,000 | 10% |
| 2 | 16 – 25 | $38,400 | 11% |
| 3 | 26 – 50 | $62,400 | 12% |
| 4 | 51-150 | $122,400 | 13% |
| 5 | 151 or more | $362,400 | 14% |
RESORTS ET TOURS VACAYA
| Level | Rooms Sold | Qualifying Minimum Sales | Commission Earned |
|---|---|---|---|
| 1 | 0.5 – 10 | $1,000 | 10% |
| 2 | 11 – 19 | $26,400 | 11% |
| 3 | 20 – 29 | $48,000 | 12% |
| 4 | 30 – 40 | $72,000 | 13% |
| 5 | 41 or more | $98,400 | 14% |
CROISIÈRES EN PETITS NAVIRES VACAYA (avec 1-700 invités) – 2023
| Level | Rooms Sold | Qualifying Minimum Sales | Commission Earned |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 – 2 | $4,800 | 10% |
| 2 | 3 – 5 | $17,200 | 11% |
| 3 | 6 – 9 | $34,560 | 12% |
| 4 | 10 – 15 | $57,600 | 13% |
| 5 | 16 or more | $92,160 | 14% |
CROISIÈRES VACAYA EN PETITS NAVIRES (avec 1 à 700 invités) – 2024 et AU-DELÀ**
| Level | Rooms Sold | Qualifying Minimum Sales | Commission Earned |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 – 2 | $4,800 | 10% |
| 2 | 3 – 5 | $17,200 | 11% |
| 3 | 6 – 9 | $34,560 | 12% |
| 4 | 10 – 15 | $57,600 | 13% |
| 5 | 16 or more | $92,160 | 14% |
** À partir de nos voyages 2024, la commission maximale de VACAYA Small-Ship Cruises par chambre standard est de 2 000 $ et pour les suites, de 3 000 $.
Les programmes suivants ont des structures de commission qui sont spécifiques à ce voyage uniquement et remplacent ce qui précède. Ils sont:
- Module complémentaire Mardi Gras post-croisière pour la croisière dans les Caraïbes 2025 – La commission est forfaitaire de 250 $ par chambre réservée.
- Expérience Mardi Gras 2025 – La commission est forfaitaire de 250 $ par chambre réservée.
- Tournée Indian Splendor 2026 – La commission est de 1 000 $ par chambre réservée.
Veuillez noter que les frais d’adhésion à The V List (397 USD pour Diamond / 197 USD pour Platinum) ne sont pas commissionnables.
CONDITIONS SUPPLÉMENTAIRES
Éléments commissionnables d’une réservation
Le tarif de base de votre client est commissionnable. Les frais portuaires, les taxes et les pourboires, ainsi que tous les éléments supplémentaires (hôtels, billets d’avion, transferts, etc.) réservés par VACAYA, ne donnent pas lieu à commission.
Commission sur les voyages personnels de TravelPro avec VACAYA
Bien que nous soyons heureux de payer des commissions sur les réservations personnelles de nos TravelPro, un TravelPro doit être en règle pour avoir droit à des commissions de voyage personnelles. Les réservations personnelles ne sont éligibles à la commission que si un TravelPro a effectué au moins une réservation client dans les 12 mois précédant la réservation du voyage personnel. Les commissions ne sont pas gagnées pour les réservations personnelles TravelPro effectuées par d’autres TravelPros. Les réservations personnelles effectuées avant l’inscription en tant que TravelPro ne sont pas éligibles à la commission.
Modifications futures du programme
Veuillez noter que notre structure de commission peut changer à tout moment.
Invités non commissionnables
En raison des exigences complexes des compagnies de croisière en matière de revenus à bord pour les événements charters (qui sont calculés par personne en fonction des dépenses quotidiennes prévues à bord), les clients non voyageurs désavantagent VACAYA. Pour atteindre les objectifs, les voyageurs sont désormais tenus de dépenser plus pour compenser les non-voyageurs. Si les objectifs ne sont pas atteints, VACAYA est responsable de combler la différence entre les dépenses réelles à bord et l’objectif contractuel. Pour aider à compenser cette différence, les commissions sont réduites de moitié pour les clients qui ne voyagent pas/les réservations annulées.
OPPORTUNITÉS DE BONUS
Incitation à la vente
Bien que nous proposions une gamme de programmes en constante évolution chaque année, certains programmes phares sont proposés année après année, par exemple notre croisière d’hiver dans les Caraïbes. Si une agence a augmenté le nombre de chambres vendues d’une année sur l’autre de 20 % ou plus dans l’un de nos programmes phares, l’agence recevra une commission supplémentaire de 0,5 % sur la valeur totale en dollars de toutes les cabines vendues pour cette croisière. Ce bonus est disponible à tous les niveaux de commission. Et ces programmes considérés comme des « ancres » vous seront clairement communiqués lors du lancement des ventes.
Espace gagné
De plus, vendez 25 cabines ou plus sur n’importe quelle croisière sur un grand navire et vous recevrez une cabine intérieure (ou la valeur équivalente du tarif de la cabine intérieure la plus basse sur une chambre surclassée) en bonus supplémentaire. Les cabines bonus sont à vous de donner, de vendre ou d’utiliser pour vous-même. Tout ce que nous vous demandons, c’est de ne pas faire de publicité pour cette cabine bonus de quelque manière que ce soit. Les frais de port et les pourboires doivent être payés sur l’espace gagné.
Collaboration en matière d’expérience client
Les mots « facilité » et « partenariat » sont souvent utilisés dans notre entreprise, mais chez VACAYA, ils sont fondamentaux pour nous. La relation que nous forgeons avec vous est complètement symbiotique ; vos clients sont aussi importants pour nous qu’ils le sont pour vous.
Vous espérez envoyer un cadeau en chambre à l’un de vos clients ? Ou peut-être pour les surprendre avec une bouteille de vin livrée directement à leur table à l’occasion d’une occasion spéciale ? En collaboration avec nos partenaires de croisière et de villégiature de classe mondiale, vos amis de VACAYA sont prêts à aider tous nos partenaires agents à fournir ces types d’équipements aux clients.
Nos planificateurs de vacances internes seront toujours là pour nos partenaires agents. Et pour renforcer cette relation, nos meilleurs agents se verront attribuer un point de contact unique – un VACAYA Angel – qui sera leur principal contact avec notre entreprise. Ils seront là pour répondre à tous vos besoins, qu’il s’agisse d’aider à une réservation ou de traiter une demande spéciale. Au fil des années, votre Ange apprendra à bien vous connaître, dans le but de bien comprendre vos préférences et d’anticiper vos besoins et ceux de vos clients avant même qu’ils ne surviennent.
Pour les agences qui atteignent systématiquement le niveau 4 et au-dessus, il existe une foule d’avantages supplémentaires non publiés. VACAYA vous contactera une fois que vous aurez atteint ce niveau pour s’assurer que vous êtes au courant et que vous pouvez profiter de tous les avantages supplémentaires.
Protection des clients
Une fois que vous avez réservé un client pour des vacances VACAYA, il devient votre client pour toutes les réservations futures – en supposant, bien sûr, que votre client continue de vous nommer comme son agent officiel et que votre agence revendique la réservation dans les 7 jours. Pour ce faire, ils écrivent au nom de votre agence s’ils réservent eux-mêmes, puis votre agence contacte VACAYA par e-mail ou par téléphone dans les 7 jours pour réclamer la réservation. À moins que nous recevions une notification directement du client demandant de changer d’agence ou d’aller directement, toute réservation future effectuée par votre agence pour ce client sera créditée à votre agence, en supposant que ces clients écrivent au nom de votre agence lors de la réservation directe (c’est le seul moyen pour que nous mettions en relation votre client avec votre agence) et votre agence réclame la réservation dans les 7 jours. Cela étant dit, comme pour presque toutes les autres entités de voyage – hôtels, compagnies aériennes, etc., vos clients doivent réserver par votre intermédiaire, leur agent. Et nous le répétons car c’est très important : pour les clients qui réservent directement avec nous par eux-mêmes, vous gagnerez toujours votre commission sur cette réservation, mais seulement SI votre client nomme votre agence lorsqu’il y est invité pendant le processus de paiement, et que votre agence réclame la réservation par téléphone ou par e-mail dans les 7 jours. VEUILLEZ NOTER : Vos clients qui réservent directement avec nous sont invités à écrire le nom de votre agence, puis à vous contacter pour vous informer de leur réservation. Étant donné que tout le monde est interconnecté dans cette transaction, cela devrait être une formation obligatoire que vous devez fournir à vos clients qui pourraient occasionnellement réserver avec VACAYA par eux-mêmes. C’est vraiment le seul moyen pour nous tous de rester « au courant ».
Lorsque nous vendons une nouvelle croisière ou un nouveau voyage dans un complexe à bord, tout se fait par voie électronique via notre outil de réservation et les clients seront invités à réserver directement avec nous à bord. Si le client a utilisé votre agence pour réserver le voyage de croisière/hôtel qu’il effectue, l’agence gagnera toujours 100 % de la commission pour la nouvelle réservation (même si le client aura effectué lui-même cette réservation particulière et que l’agence aura pas réclamé la réservation). Pour nos agences qui réservent des centaines de clients sur nos croisières à gros navires, nous comprenons qu’il n’y a tout simplement aucun moyen pour vous d’exécuter autant de réservations par vous-même dans cette courte fenêtre de réservation, nous allons donc supprimer ce stress pour vous et créditer simplement votre agence avec ces nouvelles réservations.
De toute évidence, VACAYA déploie des efforts de marketing extraordinaires pour convaincre les clients et les éduquer sur les événements à venir. Et tout client qui a réservé directement avec VACAYA dans le passé reste classé comme un client « réservé directement ».
Cependant, si l’invité décide de devenir votre client, une commission peut être gagnée après 3 voyages où vous agissez en tant qu’agent. Ce compte à rebours de 3 trajets commence une fois que le client nous a informés par écrit de son intention d’être servi par vous. Votre client doit simplement envoyer un e-mail à travelagents@myvacaya.com indiquant sa préférence pour être servi par votre agence. Lors de la réservation du quatrième voyage de votre nouveau client avec VACAYA, vous (en tant qu’agent du client) nous enverrez un e-mail avec les informations suivantes confirmant le changement :
Objet : Confirmation de changement de client d’agence pour insérer le nom de l’agence
- Nom légal complet de l’invité
- Adresse e-mail de l’invité
- Adresse postale de l’invité
- Numéro de téléphone du client
- Date de naissance du client
- Premier voyage VACAYA en tant qu’invité réservé directement
- Premier voyage VACAYA avec votre agence
Cet e-mail peut être envoyé à travelagents@myvacaya.com . Une fois que nous aurons reçu cette confirmation de changement de votre part, nous confirmerons que le client a demandé le changement 3 voyages auparavant, puis nous ajusterons nos dossiers pour nous assurer que vous commencez à gagner une commission sur toutes les réservations futures pour ce client.
Pour maintenir l’intégrité de notre partenariat avec vous, les agents ne peuvent pas solliciter de clients pendant leurs vacances avec VACAYA. Nous n’essaierons pas de voler vos clients et nous espérons que vous n’essaierez pas de voler nos clients réservés directement. Les passagers ne peuvent pas demander à transférer leur relation d’agence à un professionnel du voyage qu’ils ont rencontré à bord. Donc, fondamentalement, si vous avez voyagé tous les deux lors du même voyage avec nous, il n’est pas possible de déplacer cet invité de l’un de nos invités réservés directement vers votre liste de clients. Imaginez un instant comment vous percevriez VACAYA envoyant des e-mails à vos clients et suggérant qu’ils devraient envisager de quitter votre agence pour devenir un invité à réservation directe. Nous ne ferions jamais cela. Cela ne serait pas dans l’esprit du type de relation que nous voulons avoir avec vous.
COMMISSION EN PETITS CARACTÉRISTIQUES
- Les surclassements payants effectués par vos clients à bord sont sans commission.
- Les ventes d’assurance voyage ne donnent pas droit à commission.
- Les frais de port et les pourboires ne donnent pas lieu à commission.
- VACAYA Breeze est sans commission.
- Lorsqu’on lui demande de transférer les paiements affichés de votre client de sa carte de crédit d’origine débitée vers une autre carte de crédit, VACAYA facture des frais de 6 % pour couvrir les frais administratifs, les frais de carte de crédit pour le remboursement du montant d’origine et les frais liés à la recharge de ces fonds à une nouvelle carte de crédit.
- Les agents de voyages peuvent soumettre des changements de nom et recevoir une commission sur l’invité de remplacement pour leurs clients qui doivent annuler des chambres. Si l’invité de remplacement a voyagé avec VACAYA au cours des 3 années précédentes, l’agent reçoit une commission sur la réservation en cours uniquement. Après ce voyage, l’invité de remplacement redevient un invité à réservation directe de VACAYA.
- VACAYA paie toutes les commissions via ACH à l’agence de voyages en tant que personne morale, et non à des agents individuels.
- VACAYA évalue des frais de 50 $ sur les paiements de commission effectués par virement.
- Si une personne demande par écrit de passer du statut de client réservé par un agent à celui de client réservé directement, VACAYA honorera cette demande. Cela étant dit, VACAYA n’essaiera JAMAIS de convaincre un invité réservé par un agent de le faire.
- Si vous rencontrez un problème avec le paiement d’une commission, vous devez informer VACAYA de l’écart dans les 90 jours suivant la réception du paiement de la commission. Après 90 jours, la comptabilité du programme se ferme et il n’y a aucun moyen d’ajuster les paiements après cette période.